Tärkein » suojelus » 7 tapaa suunnitella ja järjestää aikaa tehokkaasti minimalistisena versiona

7 tapaa suunnitella ja järjestää aikaa tehokkaasti minimalistisena versiona

 suojelus  :  7 tapaa suunnitella ja järjestää aikaa tehokkaasti minimalistisena versiona

Millaisia ​​suunnittelujärjestelmiä käytän? Mitä työkaluja käytän? Käytänkö suunnittelijoita, luettelomerkintöjä? Luonko unelmakarttoja? Kaikki nämä kysymykset palaavat minulle kuin bumerangi kommenteissa Facebookissa, Instagramissa, live-kokousten aikana. Yritän vastata niihin kaikkiin tänään, varsinkin kun uudenvuoden suunnittelu on minun vyöni alla!

Mitä työkaluja käytän aikani suunnitteluun ja järjestämiseen??

En käytä mitään erityisiä ja monimutkaisia ​​ajanhallintatyökaluja. Minulta kysytään usein bullet journalista, mutta minulla ei ole aavistustakaan, mikä tämä tarkalleen on. Henkilökohtaisesti yhdistän sen pilkukortteihin ja liimattuihin värityssivuihin, jotka puolestaan ​​liittyvät lähinnä ajanhukkaan, ei sen hallintaan. Pahoittelen etukäteen, jos mielipiteeni loukkaa jotakuta, mutta monet ihmiset kertoivat minulle, että suosittu (ja luultavasti alkuperäinen) ajatus bullet journalingista on vääristynyt ajan myötä ja on nyt taiteellisen päiväkirjan harrastus eikä mielekäs (lue: tehokas) ) kirjaaminen, suunnittelu ja ajanhallinta.

Kesällä käytin tavallisia kirjakalentereita. Pääasiassa siksi, että työskentelin kokopäiväisesti ja saimme yritykseltä tällaisia ​​kalentereita joka vuosi. Rehellisesti sanottuna kalenterin täyttäminen on aina kiusannut minua ja turhauttanut minua. Määräaikojen asettaminen - ok, tiedetään, että se on välttämätöntä, erityisesti asianajajan oikea-aikaisessa työssä. En kuitenkaan kuulu niihin, jotka suunnittelevat huolellisesti joka päivä 10 minuutin välein, joten päivittäisen tehtäväluettelon kirjoittaminen ja ylittäminen, uudelleenkirjoittaminen oli minulle turhaa. Mikä puolestaan ​​tarkoitti, että suurin osa sivuista jätettiin tyhjiksi, mikä antoi minulle tunteen täysin turhasta resurssien, tilan, paperin ja metsien tuhlauksesta. Tein myös muutaman lähestymistavan muille suunnittelijoille, mutta en pysynyt heidän kanssaan yli viikossa.

Olen etsinyt oikeaa työkalua vuosien ajan, koska olen tässä suhteessa erittäin konservatiivinen dinosaurus - suunnitelen ja kirjoitan toimintaani kokonaan paperille. Jokainen tehtävä, jokainen projekti alkaa paperilla. Kirjan haluaa vähemmän ja muutama luku kirjoitettiin myös paperille. Lopulta, hieman epätoivoisena, aloin kirjoittaa kaiken tavalliseen muistikirjaan. BINGO! Se oli löytö - maailman minimalistisin suunnittelutyökalu - muistikirja. ;) Ei tuhlaa tilaa, työskentelen rauhallisesti listojen kanssa (lisää tästä alla) ja seuraan ehdottomasti kaikkea mitä tarvitsen - kirjoitettavien kirjoitusten otsikot tai itse kirjoitetut viestit, yhteystiedot, lainaukset, kokousmuistiinpanot, tehtävät valmistunut jne..

nykyinen muistikirjani / paikka on hitaasti loppumassa

Ainoa asia, jonka kaipasin, oli kuukausittainen suunnittelija, jolla oli tietyt päivämäärät, jotta voisin merkitä tärkeät päivämäärät (tuomioistuin, virkamiehet, yksityiset, lääkärikäynnit, blogimerkinnät jne.). Alinan kuukausisuunnittelijat ratkaisivat tämän ongelman Design Your Life -palvelusta, jota olen käyttänyt monta kuukautta. Se on vain yksi kortti, johon on merkitty päivämäärät - yksinkertainen, selkeä, ilman tarpeetonta yhdistämistä. Tulostan tällaisen suunnittelijan kerran kuukaudessa ja laitan / liitän sen muistikirjaani. Kaikki käsillä ja yksinkertaisessa muodossa - ihanteellinen.

Kuinka järjestää itsesi joka päivä?

Ensisijainen tapa hallita aikaani päivittäin on työskennellä tehtäväluetteloiden kanssa. Se saattaa kuulostaa monimutkaiselta, mutta minulle tärkein asia on "heittää pois" muista asioista muistamisen taakka. Käsittelen ammattimaisesti monia projekteja - johan patenttitoimistoa, coworking-toimistoa, melko menestyvää blogia, erikoiskoulutusta. Lisäksi on useita muita hankkeita, kuten kiinteistösijoitukset ja tietysti yksityiset asiat. Tällainen monipuolinen toiminta edellyttää tilavaa päätä ja tehokasta ajan organisointia. Menisin hulluksi, jos minun pitäisi muistaa kaikki yksityiskohdat. Siksi ensisijainen menetelmäni on:

→ Jokainen tehtävä lisätään luetteloon

Kun kirjoitan kutakin, tarkoitan todella kutakin. Jopa pienin ja vähäpätöisin. Jos minun täytyy soittaa jollekulle, kirjoittaa, sopia tapaaminen, lähettää, noutaa jne. Laitoin kaiken luetteloon. En tietenkään ole robotti, ja luonnollisesti unohdan kirjoittaa joskus jotain, mutta sääntö on sääntö. Tämän ansiosta voin useimmissa tapauksissa välttää tilanteita, kuten: "Minun piti tehdä jotain, mutta en muista mitä

”Joten jokainen tehtävä on yksi luettelo, joka minulla on aina käsillä. Jos se vaatii toimia tietyssä määräajassa, kirjoitan sen myös. Ainoa kerta, kun en tallenna tehtävää, on:

→ Jos tehtävä kestää muutaman minuutin, teen sen heti

Ei ole mitään syytä laittaa luetteloon jotain, jonka pystyn tekemään heti. Voin myös siirtää tehtävän välittömästi, jos minulla on sellainen mahdollisuus. Tällainen tehtävä on esimerkiksi vastaus lyhyeen sähköpostiin tai jonkin sähköpostimallin käyttö, vastaus kommenttiin, lyhyt puhelu tai yksinkertaisen asian ratkaiseminen. Nyt avainkysymys - mitä tapahtuu luetelluille tehtäville. No, joka päivä avaan luetteloni ja merkin mitä tehtäviä aion tehdä tänään. Työskentelen tämän luettelon kanssa, kunnes suuri määrä tehtäviä on ylitetty. Sitten luettelosta tulee lukukelvoton ja luon uuden. Luettelo sisältää tärkeitä tehtäviä ja tehtäviä, jotka minun on suoritettava tiettynä päivänä (ei välttämättä kiireellisiä). Toinen perussääntö on:

→ 1 päivä = 1 tärkeä tehtävä

Tärkeää tarkoittaa yleensä joko tärkeää pitkällä aikavälillä tai vain suurta. Joten vaihtoehtoisesti 1 päivä = 1 iso tehtävä. Lisäksi merkin itselleni muutamia pienempiä tehtäviä suoritettavaksi, mutta yritän varmistaa, että niitä ei ole yli 3-5. Tämä antaa minulle mahdollisuuden ylläpitää terveellistä tasapainoa. Tietenkin joskus on päiviä, jolloin saan aikataulun mukaiset tehtävät nopeammin, sitten teen joitain pienempiä, vähemmän tärkeitä. On myös päiviä, jolloin kaikki menee sujuvasti, enkä pysty käsittelemään edes tätä tärkeää. Se on vaikeaa, se tapahtuu myös silloin:

→ Annan itselleni oikeuden levätä (tarpeen mukaan)

On myös aikoja, jolloin minulla on huono päivä - olen uupunut, sairas tai minulla ei vain ole voimaa. Sitten yritän pitää tauon enkä toimi. Työskentelen vain määräpäivillä (jos määräaika on kurkussa, mutta tuskin koskaan), tai kävelen vain pois tietokoneelta tehdäksesi mitään muuta. Istuminen hänen kanssaan kuin zombie ei vie työni eteenpäin, se vain turhauttaa minua. Huomasin myös, että työskentely ihmisten kanssa - kokoukset tai koulutukset - on minulle erittäin energiaintensiivistä. Tiedän, että viiden tunnin harjoittelun jälkeen loppupäivänä en yksinkertaisesti ja täysin pysty työskentelemään. Joskus tarvitsen vain yhden iltapäivän toipumiseen, ja joskus vietän toisen aamun sängyssä lukemalla kirjaa.

Suurempien projektien suunnittelu

Julkaisen tämän tekstin juuri nyt, koska minulle (ja sikäli kuin tiedän myös monille ihmisille) joulun välinen aika on täydellinen aika suunnitella maailmankaikkeuden voimakas valloitus uudena vuonna. ;) En anna sinulle mitään kultaista menetelmää tai työkalua täällä, koska olen suunnitellut toimintani usean vuoden ajan mielen ja sydämen väliseen harmoniaan, ripaus intuitioon. Tiedän, että se kuulostaa dramaattisesti typerältä, mutta todella on. Kerran, kun olin paljon nuorempi, minua kiehtoi käsite suunnitella elämäsi eli suunnitella elämäni, ja minusta tuntui, että minun oli suunniteltava ehdottomasti jokainen askel, mieluiten pitkäaikainen, muuten aikani loppuisi ikuisesti ja tapahtuisi erilaisia ​​kauheita asioita. ;) Tänään lähestyn sitä täysin eri tavalla.

Tietysti ymmärrän pitkän aikavälin suunnittelun tarpeen tietyillä elämämme alueilla, esimerkiksi säästöjen kerääminen eläkkeelle tai taloudellisen tyynyn turvaaminen. Tähän sisältyy myös Käytän kiinteistösijoituksia. Muut suunnitelmat muodostuvat päähäni säännöllisesti, ja annan itselleni myös mahdollisuuden muuttaa niitä vapaasti, jos minusta tuntuu, että en ole matkalla heidän kanssaan. Luonnollisesti ajattelen hankkeita, jotka haluan toteuttaa, jotka kehittyvät minulle ja antavat minun ansaita leipääni. Kirjoitan ne muistiin, mutta en ole sidoksissa heihin ennen kuin kuolen. Jos olisin toteuttanut suunnitelmani huolellisesti 10 vuotta sitten, en ollut siinä hetkessä kuin nyt. En tekisi sitä, mitä teen.

Minulta on kysytty monta kertaa, olenko tekemässä ns unelmakartat. Elämässäni tein vain yhden työpajassa, jonka törmäsin hiukan vahingossa. Työskentely sen kanssa oli luovaa ja erittäin miellyttävää, koska se koostui erilaisten valokuvien leikkaamisesta sanomalehdistä ja liittämisestä paperiarkille, toistensa muistiinpanojen kanssa. Karttani oli ihana. Unohdin sen 2 päivää myöhemmin. ;) Mielestäni se on työkalu, joka on hyvin samanlainen kuin bullet journal - on hauskaa olla luova, mutta sillä ei ole juurikaan tekemistä aikasi suunnitteluun ja järjestämiseen.

Olen hyvin onnekas ollessani (ja työskennellyt) hetkessä, jolloin ammatillisesti minulla on paljon mahdollisuuksia. Suunnitteluni riippuu suurelta osin päätöksenteosta, myös siitä, mihin projekteihin en aio osallistua. Aiemmin se oli minulle valtava ongelma, mutta nyt, kun minimalismi on käsillä, se on minulle paljon helpompaa. Yritän harjoittaa tietoista ja viisasta kieltäytymistä, myös itselleni. Sallin myös lapseni tavoin nauttia upeasta ajasta, jolloin minun ei tarvitse pakottaa mitään. Ensi vuoden suunnitelmani perustuvat paljolti siihen, mistä haluan olla, en siihen, mitä haluan tehdä. 

***

Lopuksi totean, että menetelmät tehokkaaseen ja minimalistiseen ajan suunnitteluun ja organisointiin ovat:

  1. tavallinen muistikirja suunnittelijana + kuukausikalenteri yhdelle arkille
  2. tehtäväluettelot - kukin tehtävä menee yhteen luetteloon
  3. tee se heti, jos tehtävä kestää muutaman minuutin
  4. 1 päivä = 1 tärkeä (tai suuri) tehtävä
  5. anna itsellesi oikeus levätä
  6. 10 muuta tapaa säästää aikaa työssä
  7. huolellisen pitkän aikavälin suunnittelun puute

Olen iloinen voidessani lukea työkaluistasi ja ajanhallintamenetelmistäsi sekä tietysti ensi vuoden suunnitelmista!

Suositeltava
Jätä Kommentti