Tärkein » suojelus » Entisen työntekijän sähköpostiosoite ja GDPR

Entisen työntekijän sähköpostiosoite ja GDPR

 suojelus  :  Entisen työntekijän sähköpostiosoite ja GDPR

Vaikka GDPR: n voimaantulosta on kulunut yli kaksi vuotta, joidenkin henkilötietojen käsittelyyn liittyy edelleen epäilyksiä. Se on mitä se on henkilökohtainen sähköpostiosoite, jota käytetään yritystarkoituksiin. Onko työnantajalla oikeus työsuhteen päättymisen jälkeen käyttää sitä? Mikä oli henkilötietosuojaviraston kanta tähän asiaan? Lue lisätietoja tästä artikkelista.

Työnantaja järjestelmänvalvojana, joka käsittelee henkilötietoja

GDPR on ollut voimassa Puolassa 1. toukokuuta 2018 lähtien, eli yksilöiden suojelusta henkilötietojen käsittelyssä 27. huhtikuuta 2016 annettu Euroopan parlamentin ja neuvoston asetus (EU) 2016/679 ja tällaisten tietojen vapaasta liikkuvuudesta ja direktiivin 95/46 / EY (yleinen tietosuoja-asetus) kumoamisesta Journal of Laws UE.L.2016.119.1, 4. toukokuuta 2016. Katso myös

  • Ylityöt käytännössä - mitä sinun pitäisi tietää?

Tämän lain mukaan työnantaja on henkilötietojen rekisterinpitäjä. Siksi hänellä on oikeus käsitellä henkilötietoja, kun ne palvelevat molempien osapuolten välisen työsopimuksen täytäntöönpanoa. Muistutamme, että rekisterinpitäjä, joka itsenäisesti tai yhdessä muiden kanssa asettaa henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja keinot, voi olla:

  • luonnollinen henkilö,
  • laillinen ihminen,
  • viranomainen,
  • yksikkö,
  • toinen yksikkö.

Käsittelijä voi toimia henkilötietojen rekisterinpitäjän puolesta

Keskeinen kysymys henkilötietojen suojaamisessa on niiden oikea käsittely.

Henkilötietojen käsittely on laillista, jos ainakin yksi taiteen ehdoista. GDPR-lain 6 §. Niiden joukossa on ehto, että:

  • rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojen käsittelyyn yhtä tai useampaa tiettyä tarkoitusta varten;
  • käsittely oli tarpeen sen sopimuksen täyttämiseksi, jonka rekisteröidy on osapuolena, tai toimiakseen rekisteröidyn pyynnöstä ennen sopimuksen tekemistä - esim. työntekijän henkilötiedot, kuten PESEL-numero tai asuinpaikka ovat välttämättömiä tehdä työsopimus ja raportoida työntekijästä ZUS: lle;
  • henkilötietojen käsittely oli välttämätöntä ylläpitäjälle kuuluvan lakisääteisen velvoitteen täyttämiseksi - esim. jos ilmoitetaan työntekijän lapsille ZUS: lle, on laillisesti perusteltua pyytää työntekijän PESEL-numeroa lapsilleen ja vammaisuuden asteelle.

Miksi henkilökohtainen sähköpostiosoite on yksi henkilötiedoista?

Kuten Art. GDPR-lain 4 §: n mukaan henkilötiedoina on pidettävä "kaikkia tunnistettua tai tunnistettavissa olevaa luonnollista henkilöä (rekisteröityä) koskevia tietoja". Tunnistettavissa oleva luonnollinen henkilö puolestaan ​​on henkilö, joka voidaan tunnistaa suoraan tai epäsuorasti esimerkiksi seuraavien tietojen perusteella:

  • etunimi ja sukunimi,
  • tunnusnumero,
  • sijaintitiedot,
  • Internet-tunniste,
  • yksi tai useampi tekijä, joka liittyy luonnollisen henkilön fyysiseen, fysiologiseen, geneettiseen, henkiseen, taloudelliseen, kulttuuriseen tai sosiaaliseen identiteettiin.

Yritystarkoituksiin käytetty henkilökohtainen sähköpostiosoite (joka sisältää etu- ja sukunimen tai etu- ja sukunimen ensimmäisen kirjaimen) on henkilökohtaista tietoa, koska sitä voidaan käyttää tietyn luonnollisen henkilön tunnistamiseen.

Entisen työntekijän nimen ja sähköpostiosoitteen käyttö henkilötietojen suojatoimiston lausunnon valossa

Henkilötietosuojaviraston (UODO) presidentin mukaan viraston viralliselle verkkosivustolle "jos työnantajalla on entisen työntekijän aktiivinen sähköpostiosoite, joka on annettu hänelle työsuhteensa aikana hän on edelleen rekisterinpitäjä. Säännökset osoittavat selvästi, että rekisterinpitäjä on yksikkö, joka itsenäisesti tai yhdessä muiden kanssa asettaa henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja menetelmät. Tarkastellussa tapauksessa sähköpostiosoitteeseen sisältyvien entisen työntekijän tietojen käsittelyn perusta voi olla järjestelmänvalvojan oikeutetun edun toteuttaminen. ". Työnantaja voi käyttää entisen työntekijän sähköpostiosoitteen nimeä, jos hänellä on siihen oikeutettu intressi - esimerkiksi yrityksen tulolähteen turvaaminen.

Henkilötietojen suojatoimiston puheenjohtaja korostaa, että "jos entistä työntekijää sitoi sopimus työnantajan kanssa, Yhteydenotossa urakoitsijoiden kanssa työnantaja voi yhteistyön päättymisen jälkeen haluta jatkaa tämän sähköpostiosoitteen käyttöä, jotta se ei menettäisi mahdollisuutta ottaa yhteyttä urakoitsijoihin ja asiakkaisiin. Tämä voidaan tehdä automaattisella vastauksella asiakkaille tai urakoitsijoille. Jos viesti sisältää tietoja siitä, että tietty työntekijä ei ole enää palveluksessa, ja tieto sähköpostiosoitteesta, johon tietyn yksikön nykyisiin edustajiin voidaan ottaa yhteyttä, tämän tyyppinen työntekijä toimintaa voidaan pitää rekisterinpitäjän oikeutettuna etuna ". Henkilötietoja sisältävää sähköpostiosoitetta entinen työnantaja voi käyttää vain ilmoittamaan yhteyshenkilöiden vaihdosta. Sitä ei voida käyttää uusien asiakkaiden hankkimiseen.

Yhteenvetona voidaan todeta, että entisen työntekijän nimiosoitteen käyttäminen yrityksen urakoitsijoihin ei ole GDPR-lain vastaista, mutta riski käyttää tätä osoitetta väärin muihin tarkoituksiin tulisi minimoida. Aina on parempi asettaa sähköpostiosoite yleisemmin - ottaa käyttöön esimerkiksi järjestelmä, kuten @ osasto. - sitten, jopa työntekijän lähdön jälkeen, sähköpostit lähetetään suoraan uudelle henkilölle, joka vastaa tästä osastosta, ilman että tarvitsee käyttää entisen työntekijän sähköpostiosoitetta.

Suositeltava
Jätä Kommentti