Tärkein » suojelus » Sihteeristön tehtävät - hyvä tietää

Sihteeristön tehtävät - hyvä tietää

 suojelus  :  Sihteeristön tehtävät - hyvä tietää

Suurimmalla osalla sekä yksityisissä että valtion omistamissa yrityksissä on sihteeristö organisaatiorakenteissaan, eli työpaikka ihmisille, jotka vastaavat yrityksen päivittäisistä hallinnollisista asioista. Mitä ovat sihteeristön henkilöstön tehtävät?

Työskentely toimistossa - hyvä paikka aloittaa 

Koulutuksesta valmistuneet ihmiset kohtaavat yleensä työnhakuprosessin. On ihmisiä, jotka aloittavat ilman ammattikokemusta. Aloittaessaan seikkailun työmarkkinoilla he etsivät tarjouksia, joiden avulla he voivat hankkia tarvittavaa kokemusta jatko-uralleen. Internetin työtarjouksia selatessasi kohtaat usein työpaikkamainoksia yksityisten yritysten tai julkisten laitosten sihteeristöissä. Sihteerin työntekijän virkaa voidaan kutsua ilmoituksissa eri tavoin: sihteeri, johtajaavustaja, hallintovastaava, toimistotyöntekijä jne..

Joskus tapahtuu, että sihteeristön työntekijän rekrytointiin vaaditaan aikaisempaa kokemusta vastaavasta tehtävästä, koska sihteeristön henkilöstön tehtävät ne voivat olla vaikeita ja vaativat jonkin verran kokemusta. Näin ei kuitenkaan aina ole. Usein tämä asema tarjotaan ihmisille, jotka ovat vasta aloittamassa uraansa. Katso myös

  • Myyntimies - taipumus harjoittaa ammattia
  • Mitä taitoja hyvällä asiakasneuvojalla on oltava?
  • Tulevaisuuden ammatit tai joita tarvitaan muutaman vuoden kuluttua?

Sihteeristö - onko sama jokaisessa yrityksessä??

Sihteerityö vaihtelee yrityksittäin vastuiden suhteen. Tämä näkyy jo mainosten katseluvaiheessa. Nämä erot johtuvat pääasiassa yrityksen toiminnan erityispiirteistä, koosta tai tarjottujen palvelujen luonteesta. On erilaista työskennellä suurissa yrityksissä, joissa kohtaamme jäsennellyn järjestelmän yrityksen hallinnon hallitsemiseksi, ja työ on erilainen pienemmissä yrityksissä, joissa yksi henkilö vastaa useimpien hallinnollisten asioiden hoidosta. Mikä on parempi? Se riippuu siitä, haluammeko toimia järjestelmällisesti etukäteen vai haluammeko luoda oman työympäristön tyhjästä. Jotkut ihmiset pystyvät toimimaan hyvin tiukasti määritellyllä tavalla, kun taas toiset saattavat tuntea olonsa paremmaksi, kun heillä on enemmän vapautta tehdä päätöksiä.

Sihteerin työntekijän tehtävät

Sihteerin työntekijän tehtävät ne ovat hyvin laajoja ja vaihtelevia yrityksestä riippuen. Tässä tehtävässä työskentelevän henkilön yleisimpiä tehtäviä ovat:

  • postin ja kuriiripakettien lähettäminen ja vastaanottaminen - yrityksen kirjeenvaihdon asianmukainen hallinta on yksi sihteerin työntekijän perustehtävistä ja tapahtuu jokaisessa yrityksessä. Saattaa tuntua, että tämä on hyvin proosalinen tehtävä, mutta kirjeen tai kuriiripaketin väärä osoite voi liittyä epämiellyttäviin seurauksiin yritykselle;
  • tietojen ja asiakirjojen liikkeen valvonta yrityksessä - sihteeristön toimistossa työskentelevä henkilö on eräänlainen välittäjä työntekijöiden ja esimiehen / johdon välillä. Tarjoaa ajankohtaista tietoa yrityksen elämästä. Lisäksi se varmistaa asiakirjojen oikean liikkuvuuden yrityksessä. Suurin osa eri osastoissa kiertävistä asiakirjoista kulkee jossain vaiheessa sihteerin työntekijän käsissä. Ne tulisi jakaa oikein, jotta ne eivät häiritse tärkeiden tietojen siirtoprosessia, ja muista, että tietoja ei ole uskottu luvattomille henkilöille niiden käsittelyä varten.
  • saapuvien puheluiden vastaanottaminen - soittava asiakas, jolla on kysely, tai ehkä nainen, joka haluaa tarjota meille uuden tarjouksen tuoretta ja tuoksuvaa kahvia - avustajan työn aikana kohtaamme varmasti erityyppisiä puheluita. Tärkeintä on erottaa tärkeät puhelimet vähemmän tärkeistä puhelimista. Saattaa käydä niin, että soittajat yrittäessään päästä yrityksen presidentin tai muun päättäjän luokse käyttävät erilaisia ​​temppuja saadakseen puhelun ja esittäessään tarjouksensa heille. Siksi on tärkeää, että soittajat eivät hämää yritystietoja. Muista olla antamatta tietoja työntekijöistä, tehdyistä sopimuksista tai yrityksen varoista.
  • liiketapaamisten järjestäminen ja hoitaminen - joidenkin yritysten päivittäisen toiminnan perusta on jatkuva, suora yhteys asiakkaaseen. Avustajan tehtäviin kuuluu myös liiketapaamisten hoitaminen. Saattaa olla aikoja, jolloin joudut järjestämään liikelounaan tai välipalojen tarjoamisen tauon ajaksi tärkeän sopimusneuvottelun aikana. Sitten kannattaa ottaa yhteyttä todistettuun catering-yritykseen, jonka kanssa voit tehdä jatkuvasti yhteistyötä tällaisina hetkinä.
  • lausuntojen ja rekisterien luominen - avustajan työ käsittää yrityksen toimintaprofiiliin liittyvien ajankohtaisten lausuntojen ja raporttien valmistelun. Lisäksi tärkeä näkökohta on rekisterien luominen, jotka liittyvät läheisesti asiakirjojen liikkeeseen. Yksi tärkeimmistä rekistereistä on lähetettyjen kirjeiden ja kuriirilähetysten "postikirjan " pitäminen. Saattaa olla tilanteita, joissa joudut tavoittamaan tällaisen luettelon tarkistaaksesi esimerkiksi, kun tietty lähetys / kirje lähetettiin (tätä tarkoitusta varten käytetään lähetysnumeroita, jotka postityöntekijät antavat kirjeiden tapauksessa) - sitten on helppo seurata järjestelmässä, kun kirje saapui vastaanottajalle, tai jos hän ei, missä hän on tällä hetkellä).

Lähetettyjen kirjeiden seuranta on mahdollista vain kirjattujen kirjeiden tapauksessa. Meillä ei ole tätä vaihtoehtoa tavallisten kirjainten kanssa.

  • työmatkojen järjestäminen - monissa yrityksissä tapahtuu, että työntekijöiden on mentävä työmatkalle esimerkiksi asiakkaan tapaamisen, konferenssin tai sopimusneuvottelujen vuoksi. Tällaisissa tilanteissa hallinnon työntekijän vastuulla on yleensä järjestää koko matkan logistiikka. Juna- / lentolippujen ostaminen, hotellimajoituksen varaaminen - useimmat sihteeristössä työskentelevät ihmiset kohtaavat nämä tehtävät. Yritykset, joissa työntekijät käyvät usein työmatkoilla, päättävät tehdä yhteistyötä matkoja järjestävien yritysten kanssa. Sitten hallintohenkilöstön on otettava yhteyttä tällaiseen yritykseen ja koordinoitava tiedonkulku.
  • järjestämällä yritystapahtumia - tiiminrakennusretkiä, yrityksen jouluaattoja tai muita tapahtumia - kohtaamme avustajan työssä usein yritystapahtumien järjestämistä. Tältä osin velvollisuudet liittyvät paikkojen (tai ravintoloiden / tilojen) varaamiseen, ateriapalveluyrityksen etsimiseen jne. Pienempien tapahtumien tapauksessa toimitaan yleensä itsenäisesti, kun taas suurempien tapahtumien järjestämistä koordinoi erityinen tiimi.
  • asiakirjojen arkistoinnin ja tuhoamisen tilaaminen - tärkeä osa yrityksen moitteetonta toimintaa on varmistaa asiakirjojen asianmukainen varastointi ja arkistointi. Oikea arkistointi on erittäin tärkeää dokumenttien oikean järjestyksen ylläpitämiseksi. Kirjanpitolaissa annettujen säännösten mukaisesti yrityksen on säilytettävä kirjanpitoasiakirjoja vähintään 5 vuotta. Yksi sihteerin työntekijän tehtävistä voi olla myös käsky tuhota tarpeettomat asiakirjat ulkopuoliselle yritykselle. GDPR: n aikakaudella sinun on noudatettava asianmukaista lähestymistapaa asiakirjojen tuhoamiseen ja tilattava ulkopuolinen yritys, joka antaa todistuksen siitä, että asiakirjat on tuhottu protokollan mukaisesti.
  • toimittaa yritykselle toimisto- / ruokatarvikkeita - toimistotarvikkeiden tilaaminen ja elintarviketuotteiden valvonta on myös avustajan vastuulla. Tällä hetkellä markkinoilla on monia yrityksiä, jotka ovat erittäin halukkaita tekemään yhteistyötä yritysten kanssa yleisesti ymmärrettyjen yritysostojen alalla. He omistavat yleensä suoran tilinhoitajan yrityksille, mikä on erittäin kätevää ja helpottaa yhteydenpitoa.
  • kontakti toimittajiin / suhteiden luominen toimittajiin / sopimusneuvottelut - toimiston hallintaan sisältyy jatkuva kontakti ulkopuolisiin yrityksiin yrityksen moitteettoman toiminnan varmistamiseksi. Tämä koskee ensisijaisesti toimisto- ja elintarviketuottajia, mutta myös muita palveluja, joihin kuuluvat: kuriiriyhtiöt, siivousyritykset, puolalaiset postitoimistojen työntekijät, erityyppiset tekniset palvelut (vikojen, vikojen, teknisten tarkastusten ilmoittaminen) jne. työntekijä on vastuussa myös ensikontaktista ja sopimusten neuvottelemisesta toimittajien kanssa sekä hyvien suhteiden rakentamisesta jatkoyhteistyötä varten.
  • suora yhteys asiakkaaseen - asema yrityksen sihteeristön toimistossa liittyy suoraan yhteydenpitoon asiakkaisiin / kiinnostuneisiin. Voidaan olettaa, että sihteeristössä työskentelevä henkilö on jossain määrin yrityksen esittely. Se, miten se välittää tietoa asiakkaille, on osoitus koko yrityksen kulttuurista ja vaikuttaa sen mielipiteeseen.
  • yrityksen tekninen tuki - ilmastointiongelmat tai tulostimen viat - avustajan tulisi varmistaa yrityksen sujuva toiminta. Tässä tehtävässä oleva henkilö käsittelee myös nykyisten vikojen ja teknisten palveluiden korjaamista.

Kuka on vastuussa sihteeristön työntekijän virheistä?

Työvirheitä voi tapahtua kenellekään. Tärkeintä on pystyä myöntämään virhe ja siten parantamaan vahinkojen korvaamisen mahdollisuutta.

Tehtävästä riippumatta kaikkia työntekijöitä sitoo samat työlain (115 §) säännökset, joissa määrätään, että "työntekijä on vastuussa vahingoista työnantajan tosiasiallisen kärsimyksen rajoissa ja vain tavanomaisista seurauksista. teosta tai laiminlyönnistä, josta vahinko johtui ".

Työlainsäädännössä määritellään selvästi, mitä tapahtuu, kun työntekijä tehtäviään suorittaessaan aiheuttaa vahinkoa kolmannelle osapuolelle. Työnantajan on korvattava tämä vahinko. 120 artiklan 1 kohta. Työsäännöistä
Jos työntekijä aiheuttaa tehtäviään suorittaessaan vahinkoa kolmannelle osapuolelle, vain työnantaja on velvollinen korjaamaan vahingon..

On kuitenkin syytä huomata, että tätä säännöstä sovelletaan tahattomasti aiheutettuihin vahinkoihin. Siinä tapauksessa, että työntekijä vahingoittaa tahallisesti kolmatta osapuolta, hän on henkilökohtaisesti vastuussa vahingosta kokonaisuudessaan. Suosittelemme: Ovatko työsuhteen muuttavan työntekijän oikeudet lailla säänneltyjä??

Suositeltava
Jätä Kommentti